Aperçu
Objectifs :
Exploiter les principaux outils bureautiques
Mettre en œuvre les méthodes et outils d’une bonne organisation
Entretenir des relations constructives
Améliorer la qualité des écrits
Assurer un classement efficace et pertinent
Préparer le Bloc 1 et 2 du BTS SAM
Caractéristiques Formation
- Réf IFFP 21011752
- Lectures 0
- Quiz 0
- Durée 210 heures
- Participants 8010
- Certificat Oui
- Évaluations Self
Détails
LE METIER D’ASSISTANT ET SECRÉTAIRE
Positionner son rôle d’assistant(e) et secrétaire dans l’organisation
Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l’organisation
Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité
Définir efficacement ses priorités selon l’urgent et l’important
Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions
Les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique)
Gérer l’agenda de son manager
Organiser les réunions et manifestations professionnelles
Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
Faire passer un message avec diplomatie
Formuler une critique de manière constructive et savoir dire non
Gérer les tensions et les conflits
Travaux pratiques : test sur les capacités d’organisation, identification des voleurs de temps et recherche de solutions, élaboration de ses priorités, construction d’un plan de journée, préparation d’une réunion
Mises en situation sur cas de gestion de conflits
COMPLÉMENT E-LEARNING
Blended learning : les principes clés de la communication
Classer utile, rapide, efficace
Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
Les engagements et les objectifs personnels de chacun
Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l’organisation
Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle
Organiser le classement sur ordinateur
Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie
Mettre en place un classement compréhensible par tous
L’archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers
Découvrir la GED
Travaux pratiques
Difficultés rencontrées dans les tâches de classement des documents
Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place
Plan d’action : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour élaborer son plan de classement
COMPLÉMENT E-LEARNING
Blended learning : diagnostiquer l’organisation de votre travail et de vos priorités
Blended learning : utiliser les outils pour mieux planifier son temps
Blended learning : maîtriser les perturbateurs
Communiquer efficacement par mail
Définir son objectif de communication
Proposer un contenu synthétique
L’intention du message et la forme du message
Structurer ses messages et organiser ses idées en plan
Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments
Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants
Privilégier les temps qui traduisent l’assertivité du rédacteur
Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible
Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires
Identifier le rôle de l’interlocuteur
Stocker efficacement ses mails
Créer des dossiers et sous-dossiers de classement
Travaux pratiques : définir des plans, travailler des messages (sujet, objectif, structure, argumentaire), rédaction de messages, manipuler les titres, les locutions, les temps, le vocabulaire, etc
Mise en pratique des techniques d’optimisation de la messagerie et des communications par e-mail
COMPLÉMENT E-LEARNING
Blended learning : communiquer efficacement par mail
Blended learning : rédiger un mail efficace
Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion
Qu’est-ce que la prise de notes ?
Quels sont les rôles du compte rendu ?
Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer…
Comprendre l’intérêt de vos lecteurs
Pratiquer l’écoute active et sélective
Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer
Cartes heuristiques en tant qu’outil principal pour la prise de note
Savoir abréger : constituer son système d’abréviations
Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations
Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs
Organiser les paragraphes
Ecrire un brouillon
Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu
Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s’adaptant aux lecteurs
Travaux pratiques
Mises en situation : simulation de réunions
Les participants prennent les notes associées et font une restitution au groupe
Débriefing collectif
Les participants réalisent le plan du compte rendu et font un premier brouillon qui sera progressivement transformé en compte rendu final
COMPLÉMENT E-LEARNING
Blended learning : prise de notes efficace
Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook 2010
Prise en main du poste de travail
Word : créer des documents professionnels
Excel : maîtriser les tableaux
PowerPoint : parfaire votre communication
Outlook : communiquer efficacement
Travaux pratiques : créer un document modèle, insérer et présenter un tableau, effectuer des calculs, trier et filtrer, créer et modifier efficacement une présentation PowerPoint, personnaliser l’affichage d’Outlook, utiliser les outils de suivi des messages, les règles automatiques, organiser l’agenda
JOURNÉE DE CERTIFICATION
Cette journée est destinée à valider les connaissances acquises au cours du cycle certifiant “Assistant(e) Secrétaire“
Ce cycle permet de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d’assistant(e), en positionnant votre rôle dans l’organisation.
CERTIFICATION
Dans le cadre de cette journée, les participants auront à passer des épreuves écrites et un entretien individuel avec l’examinateur
PROGRAMME DE FORMATION
Présentation des épreuves
Présentation du déroulement de la journée de certification
Prise de connaissance des documents et questions des participants
Etude de cas sur la réalisation de mails
Etude de cas sur la réalisation d’un plan de classement
Etude de cas sur la réalisation d’un compte-rendu
Etude de cas sur la réalisation d’une présentation PowerPoint
Mises en situation
Préparation individuelle et simulation de deux entretiens avec l’examinateur sur la relation assistant(e) / manager
Préparation individuelle et simulation avec l’examinateur de deux entretiens sur la relation assistant(e) / collègue